ARSIP statis merupakan bukti pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Mengingat begitu vitalnya arsip, maka penanganannya pun tidak boleh dilakukan sembarangan.
Keselamatan arsip, baik secara fisik maupun nilai informasi di dalamnya perlu dijamin sehingga tidak mudah rusak atau hilang. Sesuai amanat UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelamatan arsip dilakukan dengan cara menyerahkannya kepada lembaga kearsipan. Pemerintah Aceh memberi tanggung jawab dan kewenangan ini kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Salah satu cara penyelamatan arsip adalah dengan menyimpannya dengan benar. Pencipta arsip, seperti Dinas dan Badan, menyerahkan arsip kepada lembaga kearsipan, dalam hal ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh.
Penyerahan Arsip kepada Dinas Perpustkaan dan Kearsipan Aceh bertujuan agar arsip-arsip tersebut disimpan di tempat yang sesuai aturan, yakni depo. Juga mendapat penanganan oleh ahlinya, hingga arsip dapat tersimpan dengan aman, rapi, dan mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Menurut Kepala Dinas Perpustakaan dan Keasripan Aceh, Dr Edi Yandra S.STP, MSP, pada tahun 2022, ada tujuh SKPA yang menyerahkan arsip statisnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. Meraka adalah Disbudpar, Dinas Perhubungan Aceh, Dinas Pertanian dan Perkebunan Aceh, Badan Kepegawaian Aceh, dan Sat Pol PP,Dinas Tenaga Kerja dan Mobilitas Penduduk Aceh dan Rumah Sakit Umum Zainoel Abidin.
Ia mengungkapkan, pelaksanaan akuisisi arsip statis ini merupakan tindak lanjut dari pendampingan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh ke SKPA.
“Penyerahan arsip statis ini merupakan proses akhir dari rangkaian proses akuisisi arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh,” ujarnya.
Dimana selama ini tim pengelola Arsip dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh melakukan pendampingan ke SKPA – SKPA, untuk menata dan mendata arsip – arsip yang ada di SKPA. Dimana kedepannya diharapkan Arsip di SKPA semuanya terdata, tertata, dan tersimpan dengan baik hingga tidak menimbukan kesan kumuh, hingga membuat arsip rusak dan hilang.
Edi Yandra berharap, kegiatan ini menjadi inspirasi bagi pencipta arsip (SKPA) lain untuk menyerahkan arsip statis ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh.(*)
Discussion about this post